1. Opisane niżej warunki dotyczą wszystkich programów zamieszczonych na stronie Fundacji Vivaswan, w tym organizowanych, współorganizowanych oraz tylko rekomendowanych przez Fundację.
2. Ideą ogłaszanych programów jest upowszechnianie otwarcia się na kulturę Indii, gdzie bogata i różnorodna spuścizna intelektualna i duchowa, w tym jej rozmaite dyscypliny wiedzy, sztuki, współżyjący z przyrodą folklor itd., może inspirować, edukować i poprawiać zdrowie Uczestników programów.
3. Organizowane wyjazdy nie są i nie mogą być traktowane jako działalność komercyjna czy turystyczna Fundacji; służą one wyłącznie osiąganiu celów statutowych Fundacji; ich podstawą jest § 4 pkt. a), g) oraz h) Statutu Fundacji.
4. W przypadku zgłoszenia się na program organizowany przez Fundację, wyjazd nastąpi po podpisaniu Umowy i Warunków uczestnictwa w danym programie oraz wpłaceniu opłaty wpisowej / zaliczki. Umowa i Warunki uczestnictwa wysyłane są mailem.
5. W przypadku wyjazdów, na których ponosi się ryzyko wynikłe z warunków i klimatu, a także w przypadku programów na wysokości powyżej 3500 m. n.p.m., Uczestnik dodatkowo podpisuje Oświadczenie o braku przeciwskazań zdrowotnych oraz Oświadczenie o przyjęciu ryzyka i zwolnieniu z odpowiedzialności.
6. Umowa z Fundacją ani inne dokumenty nie muszą być podpisywane, gdy głównym organizatorem danego programu jest organizacja lub osoba współpracująca z Fundacją lub jedynie rekomendowana przez Fundację na jej stronie. W takich sytuacjach Uczestnik akceptuje warunki tego organizatora.
7. Podróż Uczestnika na wskazane miejsce rozpoczęcia programu powinna odbyć się we własnym zakresie.
8. Podczas wszystkich programów Uczestnicy zobowiązani są stosować się do prawa odwiedzanego kraju, a także szanować przyrodę, zwyczaje i miejsca kultu i wykazywać się życzliwością wobec ludzi; przyjmujemy zasadę niekrytykowania spotkanych osób, ich zwyczajów i inności, przyjmowania ich takimi, jakie one są. Nadrzędną jest zasada ahimsy (aceptacji życia), z której wynikają wszystkie inne uniwersalnie akceptowalne zasady etyczne.
9. Obowiązuje zakaz spożywania alkoholu, używania narkotyków i środków odurzających. Osoby palące lub uzależnione od alkoholu lub innych substancji mogą wykorzystać wyjazd do skutecznego wyzbycia się swojego uzależnienia.
10. Zapewniane posiłki są zawsze wegetariańskie i wegańskie.
11. Obowiązuje zakaz wchodzenia w związki seksualne z osobami spotkanymi podczas programów.
12. Uczestnicy zobowiązują się nie fotografować ani nie filmować w miejscach, w których obowiązuje zakaz, w szczególności w obiektach sakralnych, chyba że uzyskają przyzwolenie; zobowiązują się też nie robić zdjęć ani nie filmować w pobliżu obiektów wojskowych, ani wbrew życzeniu osób miejscowych czy przewodnika. Chcąc jakiejś osobie zrobić zdjęcie, należy wcześniej zapytać ją o zgodę.
13. Nagrywanie i filmowanie lekcji, wykładów, zajęć, rozmów, a także występów artystycznych jest dopuszczalne tylko po otrzymaniu każdorazowo zgody i w sposób nieprzeszkadzający. Nagrania te powinny pozostać wyłącznie do użytku prywatnego.
14. Organizatorzy mogą filmować, fotografować i nagrywać części programu w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, badawczych, pamiątkowych, późniejsztych publikacji w formach książkowych, albumów, kalendarzy itd. Jednak publikacja materiałów z udziałem Uczestnika będzie wymagała wcześniejszej zgody bądź autoryzacji Uczestnika.
15. W programach organizowanych przez Fundację zajęcia, wykłady itd., odbywają się w języku polskim, ale mogą odbywać się w języku angielskim, hindi, sanskrycie i innym, jeśli wykładowca nie włada językiem polskim bądź jeśli w grupie są osoby, które nie władają językiem polskim; w takich sytuacjach organizatorzy zapewniają tłumaczenie na język polski lub dokładne wyjaśnienie.
16. Osoby spoza zgłoszonej grupy mogą dołączyć do realizowanego programu lub wziąć udział w jego części pod warunkiem uzyskania zgody organizatorów i przy braku sprzeciwu zapisanych Uczestników.
17. Dołączająca osoba korzystająca z pomocy organizacyjnej w miejscach wspólnego pobytu ma obowiązek pokrywać z tego tytułu opłaty ponoszone i wskazane przez organizatorów.
18. Organizatorzy nie wykorzystują danych uzyskanych od Uczestników w celach innych niż kontakt z Uczestnikiem oraz przeprowadzenie programu i nie udostępniają ich osobom trzecim, zgodnie z etyką i obowiązującym przepisom prawa.